1、接收档案的单位必须是有人事档案管理权的单位，非国有企事业单位不能接管人事档案。
2、外省市工作单位接收档案的需经当地政府所属人才服务机构发函调档。
3、单位委托人事档案代理人员，在档案转出时需与代理单位解除劳动合同关系，或征得原单位书面同意，才能转移档案。
4、档案代理期间工作的人员，应将劳动合同、年度考核材料及其他需归档材料带来归入本人档案，否则可能会影响档案的正常流动。
5、人事档案转出需本人亲自到本中心申请，确实不便前来的，可委托他人办理。
6、代办人需出示申请人身份证原件、复印件和委托书。
7、户籍挂在本中心的代理人员，人事档案转出后，户籍在两个月之内必须迁出本中心集体户。
8、人事档案转出需结清所欠管理费，同时需缴纳人事档案转递费。
9、人事档案必须通过机要转递，转档人要提供档案接收单位的详细地址。